.Adress- und Kontaktmanagement
Das DaVinci®-Adress- und Kontaktmanagement (Relation Management) ist das zentrale Tool zur Organisation und Steuerung ihrer Kontaktadressen. Es ist sowohl in der DaVinci®-Spendenverwaltung als auch in der DaVinci®-Finanzbuchhaltung enthalten. Mittels Parametereinstellungen ist eine durchgängige Verknüpfung zum CRM in der Finanzbuchhaltung möglich (Arbeit mit Debitoren/Kreditoren).
Natürlich können die Datensätze auf Dubletten überprüft werden.
Jedem Datensatz kann ein frei definierbarer Adresstyp zugeordnet werden (z.B. Spender, Mitglied, Interessent, Fundraisingkontakt etc.).
Zudem kann zwischen Privat- und Firmenadressen unterschieden werden.
Und auch (hierarchische) Beziehungen zwischen Adressen können abgebildet werden (Verbandsmitgliedschaften, familiäre Beziehungen, Zentrale-Mitarbeiter, Betreuer-Betreute, Paten-Spendenempfänger etc.).
In den Stammdaten können neben postalischen Angaben und Kontaktdaten noch viele weitere Informationen hinterlegt werden, über die u.a. weitere Funktionen der DaVinci®-Software gesteuert werden:
- Bankdaten (z.B. für eine automatisierte Zuordnung von Geldeingängen oder die Generierung von Lastschrifteinzügen)
- Geburts- und Namenstage (z.B. für Zusendung von Glückwunschkarten)
- Buchhaltungsdaten (z.B. Zuordnung zu Kostenstellen)
- Alternativadressen (z.B. für Ausstellung einer Spendenquittung auf eine andere Person als dem/der eigentlichen Spendengeber:in)
- Status der Adresse (aktiv/inaktiv/verstorben; optionale Angabe eines
Grundes)
- Herkunft (rein informativ oder für Zuordnung zu Adresseignern)
- Zuordnung zu Kampagnen (für detaillierte Auswertungen ihres
Fundraisings)
- Rücklaufinformationen
- Kennzeichen Newsletterversand (für Einhaltung der DSGVO)
- Kennzeichen Erstspenderbrief (zur automatischen Versendung an neue
Spender:innen)
- Hinweise für nächste Spendenbuchung
- Freitextfeld für Bemerkungen (kann ausgewertet werden)
- Freitextfeld für organisationsinterne Notizen
- Kontakthistorie und Dokumentenverknüpfung
- automatische Archivierung von in DaVinci® erstellten Dokumenten
Über die zentrale Adressmaske kann außerdem die Generierung von Quittungen (Einzel-/Sammelbestätigung, ab Spendenhöhe) sowie von Dank- und Serienbriefen (periodisch, nach Spendenhöhe, variable Texte mit oder ohne Staffelung, manueller Druck) gesteuert werden. Auch Kuvert-/Etiketten- und Überweisungsträgervordrucke können erstellt werden.
Dank detaillierter Buchungsübersichten behalten Sie stets den Überblick über eingegangene Gelder/Spenden (Zuwendungen, Sachspenden, Beiträge, Zustiftungen, Darlehen, sonstige/nicht zuwendungsfähige Geldeingänge).
Jede Adresse kann beliebig vielen Adress-Pools (mit unterschiedlichen Funktionen) zugeordnet werden.
Optionale Erweiterungen beinhalten ein Tool zur Tourenplanung sowie zur Aufenthalts-/Seminarverwaltung.